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办公室精细化管理的必要性和必然性

发布时间:2013-6-20  点击:4268 次
 

编者按:精细化管理,就是要按照精确、细致、深入的要求,明确职责分工,优化业务流程,完善岗责体系,加强协调配合,避免大而化之的粗放式管理,抓住税收征管的薄弱环节,区别不同情况,有针对性地采取措施,抓紧、抓细、抓实,不断提高管理效能。做好办公室工作,必须紧紧围绕中心工作,把握办公室工作的内在规律,大力推进科学化和精细化管理.

 办公室作为机关的行政中枢,处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。随着科学化、精细化管理理念在税收工作领域的不断引入,基层国税办公室工作面临更多的压力和挑战。当前,做好办公室工作,必须紧紧围绕中心工作,把握办公室工作的内在规律,大力推进科学化和精细化管理,加强自身建设,增强创新意识,使办公室各项工作的流程更加优化,职责更加明晰,考核更加科学,制度更加严密,督办更加有力,使办公室服务领导、机关和基层的绩效更加显著。

  一、当前推进办公室精细化管理的必要性

  (一)推进办公室精细化管理是办公室职能的内在要求

  办公室的主要职能是为领导决策服务、为税收中心工作服务、为机关基层工作服务,地位非常重要,其职能作用发挥得如何,在一定程度上决定和影响着国税工作的成效。办公室的特殊职能决定了办公室工作以下几方面的特点:一是工作任务重、事情杂。办公室不仅承担着大量的文稿起草、综合协调、会议筹备、信息反馈、督促检查、接待安排等日常性的工作任务,同时,还要承担许多临时性、应急性和额外性的任务,经常是“上班先到、下班后走、白天做杂事、晚上做正事”。二是工作难度大、要求高。如在参与政务方面,由于办公室人员大量时间陷入在事务性工作中,深入实际不够、掌握素材不多、调查研究不足、分析问题不透,导致调研工作脱离实际,无法为领导及时、准确、全面地提供调研材料,参谋助手的作用发挥有限。三是工作影响面广、责任大。“办公室工作无小事”。办公室工作地位特殊,工作头绪繁多而又责任重大,一旦把握不好,处理不当,就可能小事变大事,甚至影响机关的正常运转,影响领导的威信,影响单位的形象。办公室工作的上述特点,决定了办公室工作必须走科学化、规范化、精细化的道路,“在被动中求主动、在无序中求有序、在务实中求精细”。

  (二)推进办公室精细化管理是提高办公室工作质效的主要途径

      近年来,办公室参与政务、管理事务、搞好服务及办文、办会、办事的质量和水平都有了明显提高。但用高标准来衡量,办公室的工作还存在一些问题和不足:一是疏于政务、忙于事务。办公室的主要精力为一些琐碎的日常事务所牵扯,参政水平不高,领导的参谋助手作用发挥得不够充分。二是疏于管理、责任淡化。工作流程不够精细,岗责体系不够健全,管理制度不够完善,不同程度地存在责任不落实、工作效率不高的问题。少数人的责任心不够强,办文、办会、办事还不够干练、不够圆满,有时出一些低级差错,影响工作质量和机关形象。三是疏于服务、忙于应付。主要是工作的主动性、创造性差,成天忙于应付性的工作,“沉”得不够。四是疏于学习、安于现状。一些同志认为自己的素质在机关还过得去,不愿意花时间、动脑筋搞学习,对本职工作得过且过。当前,只有全面推进科学化、精细化管理,才能有效解决目前办公室工作中存在的流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题,不断提高办公室工作的整体效能,确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序,更好地为领导、为机关、为基层服务。

  (三)推进办公室精细化管理是实现业务管理和行政管理“两翼齐飞”的必然要求

  推行税收科学化、精益管理,应该体现在税收征收管理和内部行政管理两个方面,两者相互联系、互为补充、相得益彰。从近些年来的情况看,国税部门认真贯彻税收科学化、精细化管理的指导思想,以税源管理为抓手,逐步建立经济税收分析、纳税评估、税务稽查的互动机制,促进了税收征管质量和效率明显提高,国税收入保持了持续快速增长的良好态势,税收业务管理科学化、精细化的水平不断提高,可以说已经实现了质的飞跃。在这样一种形势下,如果内部行政管理不积极推进科学化、精细化,就会出现业务管理和行政管理一手硬、一手软的“跛腿”问题,最终影响税收业务科学化、精细化管理的进程。办公室是内部行政管理的重要组成部分,从这个意义上讲,推进办公室工作科学化、精细化管理,全面提高税务行政效能具有十分重要的意义。

 二、全面推进办公室工作科学化、精细化管理

  精细化管理,就是要按照精确、细致、深入的要求,明确职责分工,优化业务流程,完善岗责体系,加强协调配合,避免大而化之的粗放式管理,抓住税收征管的薄弱环节,区别不同情况,有针对性地采取措施,抓紧、抓细、抓实,不断提高管理效能。虽然主要是针对税收业务管理的,但同样适用于税收行政管理的要求,也为我们探索推进办公室工作精细化管理指明了方向。

       
(一)更新观念,提高认识

  “天下大事,必做于细”。一方面,办公室同志必须牢固树立“细节决定成败”的意识,把重视细节作为一种素质,一种修养,一种工作态度,增强工作的自觉性、及时性、细致性、创造性、有效性,力争每项工作都严谨、细致、准确,要努力实现“六个不让”,即不让领导交办的事在自己这里延误、不让传递的文件在自己这里中断、不让办理的文件在自己这里积压、不让各种差错在自己这里发生、不让前来办事的纳税人在自己这里受到冷落、不让办公室的形象在自己这里受损。要努力做到“三个一点”,即常规的事,思路超前一点; 急办的事,步伐加快一点; 敏感的事,考虑周全一点。另一方面,要戒除三种行为,即遇事怕麻烦,办事凭经验,处事不冷静,无论是办文、办会还是办事,都要增强责任意识、创新意识和程序意识,“不因事小而不为,不因事杂而乱为,不因事急而盲为,不因事难而怕为”。

  (二)明确职责,细化流程

  首先,要依职能办事。办公室的主要职责,概括起来就是“履行六大职能,搞好六项服务”,即履行参谋职能,为领导决策服务;履行协调职能,为推动全局服务;履行把关职能,为中心工作服务;履行宣传职能,为依法治税服务;履行督办职能,为政令畅通服务;履行保障职能,为机关运转服务。要将办公室的各项职能逐项分解到各系列、各环节、各岗位,明确“干什么”、“怎么干”、“干得怎么样”、“干错了怎么办”,确保岗位职责精细化;按规章办事,按程序运作,按规程服务,既不越位,也不缺位,确保职权人人有、任务个个担、责任人人负、事事有人干。其次,要按流程律事。要按照程序精简、环节顺畅、责任明确、标准细化的基本要求,优化办公室各项工作流程。办公室的核心职能是辅助决策,要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向,抓住决策前的调查研究,决策中的对策建议,决策后的督查评估反馈等主要环节来设计工作流程。同时,要逐项建立信息调研、公文运转、档案管理、机要保密、秘书事务、安全值班、督促检查、新闻宣传、机关财务、会议管理、信访处理、网站管理等各方面工作的具体流程,做到环环相扣、互促互动。第三,靠协调成事。机关许多工作都归口办公室管理,但又要靠各部门共同落实,需要依靠整个机关、整个系统的力量。因此,办公室要正确定位,摆正位置,加强协作,形成协调配合、齐抓共管的工作格局。主要做好以下“五个协调”:一是做好与领导的协调。及时领会领导意图,把领导安排的工作准确及时地安排、布置、贯彻下去。二是做好与上级机关的协调。对上级机关的发文、通知、安排,及时向局领导汇报,在当好“参谋”的前提下,及早拿出思路和方案。三是做好与其它科室之间的协调。在工作中,由于各科室之间的工作侧重点和工作要求不同,不可避免的会产生一些不同的意见,办公室要主动做好协调工作,本着求同存异、顾全大局的原则,及时协调解决。属于需要领导出面协调解决的问题,及时请示汇报,做到既解决问题,又尊重各方面的意见。四是做好与地方政府及系统外部门之间的协调。五是做好与基层单位关系的协调。既让领导放心,又让群众满意。

  (三)完善制度,强化考核

  要对办文、办事、办会、信访、保密、督办等办公室规章制度进行修订、补充和完善,形成规范化的制度体系,坚持用制度来约束行为,规范工作运转,使办公室工作切实做到有章可循、井然有序、周密严谨。当前,重点是要建立和完善以下三项制度:

 首先,建立工作日志制度。通过建立工作日志,提高办公室干部统筹安排工作的能力和科学利用时间的水平,减少疏漏,杜绝重大失误。一是日常事务日志。对相关职能部门间业务联系的工作,外来会议通知,领导干部外出、干部出差、参观、学习、考察等日常事项,建立专门日志,工作完成后,存档备案,以备查询。二是建立个人工作日志。每个办公室人员都建立自己的个人工作日志,便于经常性地了解和及时推进各自职责范围内的工作。三是建立临时工作日志。对领导交办或其他科室、相关部门请求协助的临时性工作建立台帐,留存记录,防止安排的工作多了,顾此失彼。

  其次,建立AB岗制度。AB岗工作制度是指办公室在合理设置工作岗位、完善工作职责的基础上,在相近岗位之间,实行顶岗或互为备岗的制度。即两个相近岗位互为AB岗,当A岗因故不在岗时,B岗自动顶岗,及时办理根据工作性质可以即时办理的一般性事务和紧急事务。实行AB岗工作制一方面能够通过A、B工作人员互为备岗,保证各项工作流程顺畅、无缝链接,防止办公室职能发挥出现“缺位”,另一方面,在A、B岗工作人员都在岗的情况下,A、B岗能够相互把关、审核,最大限度地减少工作中差错或低级失误。
    第三,完善绩效考核制度。严格实行“三定”(定员、定岗、定责)和目标管理。将办公室内部划分为文秘综合、文档机要、考核督办三个考核小类,按各自所担负的职责细化为日常性、阶段性和临时性任务目标,明确完成时限、工作程序和具体要求,实行分工负责,责任量化考核,办公室人员按月填报《工作完成情况统计表》,按月向办公室科务会议汇报月度工作任务完成情况,年终汇总,按考核情况进行评先评优。在考核过程中,要合理确定考核标准,对能够量化的工作尽可能地设计量化指标,对主观因素较强、不容易量化的工作,应当设计必要的定性评价指标。

 
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