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电子商务公司的5S管理如何务实?

发布时间:2014/1/13  点击:2143 次
编者按:记得有位专家说过:“人的一生70%的时间在寻找东西,节省我们找东西的时间等于提高我们的生活质量。”最近,在一家电商企业做管理咨询的时候,重新把几年前电商企业5S管理的文件找出来,加以完善和实施,为此想和大家在此分享一下。


    电子商务公司或者创业型的发展离不开工作环境、电脑环境的5S要求。我在电子商务的工作中摸索了一套电子商务工作人员5S管理的工作方法,和就职人员电子商务的5S培训。使大家充分认识5S的意义:
  1、提高企业形象
  2、提高工作效率
  3、提高电脑内存使用率
  4、减少电脑故障,保障工作品质
  5、加强网络安全,减少安全隐患
  6、养成节约的习惯,提高资源利用
  7、缩短工作作业周期,保证“日清日高”
  8、改善企业精神面貌,形成良好企业文化
5S现场管理法的内容:
    通过规范现场及使用的电脑,营造一目了然的工作、电脑环境,培养员工良好的工作习惯,是企业独特的一种管理方法,其最终目的是提升人的品质:
  ★革除马虎之心,养成凡事认真的习惯
    (认认真真地对待工作中的每一件“小事”,及时清理工作环境、电脑垃圾)
  ★遵守规定的习惯
    (各种工作要求或程序是经过工作验证的良好方法)
  ★自觉维护工作环境整洁明了、电脑环境一目了然的良好习惯
    ( 工作环境和电脑环境是生产力)
  ★ 文明礼貌的习惯
    (您好、早、谢谢、对不起等文明礼貌用语是一个个人的品牌,也是公司的形象)

一、整理
  ★将电脑里的任何文件区分为有必要的与不必要的; 
  ★把必要的东西与不必要的东西明确地、严格地区分开来;
  ★不必要的东西要尽快处理掉。
目的:
  ★腾出空间,空间活用
  ★防止误用、误送、误发
  ★塑造清爽的电脑环境
    工作过程中经常有一些报废文件和过期文件占用电脑空间,以及浪费人力和电脑资源,既占据了地方又增加了寻找文件的时间,包括一些已无法使用的文件夹、不使用的软件、下载资源的内存、工具软件等等,如果不及时清除,会使电脑变得凌乱无序,运行缓慢。
电脑不整理是一种浪费:
  ★即使容量大的内存,将愈变窄小。
  ★各部门的文件和各类台帐的分类必须确定其使用价值。
  ★增加了寻找和打开软件工具、文件及台帐的困难和时间。
  ★文件杂乱无章的存放,增加盘点的困难,造成人力资源成本的增加。
注意点:
要有决心,不必要的“文件”应断然地加以处置。
实施要领:
    1.自己的工作场所和电脑全面检查,包括看得到和看不到的
    2.制定「要」和「不要」的判别基准
    3.将不要文件和软件清除出电脑
    4.对需要的文件调查使用频度,决定日常用量及放置位置
    5.制订废弃文件的处理方法
    6.每日自我检查、清理

二、整顿
  ★对整理之后留在电脑的必要的文件分门别类放置,排列整齐。
  ★明确数量,并进行有效地标识。
目的:
  ★工作电脑一目了然
  ★整整齐齐的工作电脑环境
注意点:
    这是提高效率的基础。
实施要领:
    1.前一步骤整理的工作要落实
    2.流程布置,确定放置位置
    3.规定放置方法、明确数量
    4.盘区定位
    5.文件夹和文件的标识
    整顿的“3要素”:内存区域的划分、方法、标识
放置场所
  ★文件的放置场所原则上要100%设定
  ★文件的保管要 定点、定容、定量
  ★电脑内存不允许存在私人的文件和与工作无关的网页
放置方法
  ★易取
  ★不超出所规定的范围
  ★在放置方法上多下工夫
标识方法
  ★放置区域原则上是一对一表示(比如F盘只允许放置软件)
  ★某些表示方法全公司要统一 (比如D盘是部门工作内容、E盘是公司文件和协作文件、商品台帐等等)
  ★在表示方法上多下工夫
整顿的“3定”原则:定点、定容、定量
  ★定点:放在哪里合适
  ★定容:放在某盘某位置
  ★定量:规定合适的数量(比如一个部门的文件夹不超过10个文件)

三、清理
  ★将电脑清扫干净。
  ★保持电脑的快速和干净,有一个简洁、明了的环境。
目的:
  ★清除垃圾文件,保持电脑干干净净、明明亮亮
  ★稳定电脑的速度
注意点:
    责任化、制度化。
实施要领:
    1.安装、清理优化软件
    2.执行例行清除
    3.调查污染源、缓存源,予以清除和隔离
    4.清除基准,作为规范

四、清洁
    将上面的3S实施的做法制度化、规范化,并贯彻执行及维持结果。
目的:
    维持上面3S的成果
注意点:
    制度化,定期检查。
实施要领:
    1.前面3S工作
    2.考评方法
    3.奖惩制度,加强执行
    4.主管经常带头巡查,公司进行抽查,直到完全执行为止。

五、素养
    通过各种培训手段,提高全员文明礼貌水准。培养每位成员养成良好的工作习惯,和沟通协调和解决问题的能力。
目的:
  ★培养具有好习惯、遵守规则的员工
  ★提高员工文明礼貌水准
  ★营造团体精神
  ★增强企业文化的内涵
注意点:
    长期坚持,才能养成良好的习惯。
实施要领:
    1.服装、仪容、识别证标准
    2.共同遵守的有关规则、规定
    3.礼仪守则、员工手册
    4.训练(新员工的强化培训和教育、实践)
    5.各种精神面貌提升的活动(晨会、例会、礼貌、运动、户外拓展、外训等)



华致赢企管(www.leanpop.com.cn)致力于精益管理咨询,提供包含5S/6S管理、TPM管理,精益生产及精益管理,精益供应链管理,精益绩效管理的企业诊断、培训与咨询服务,同时组织与承办精益管理系列研讨会与公益讲座。文章转载请标明出处!

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