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非制造业精益管理:事务工程分析

发布时间:2012/5/8  点击:2878 次
非制造业精益管理:事务工程分析
1、所谓事务工程分析
美国的花旗银行,在全美银行位居首位,窗口服务提升是银行界业由来已久的惯例,此惯例是从采用了非经济学、商学部专业人员,而是采用了理工科大学,工学部毕业的人员开始的。
他观察银行窗口的迟缓滞塞情况,将贷款、资金外流等视为工厂的生产活动,将其置换为票据处理工厂,通过电脑改善为ON.line确立了,全美第一迅速的服务窗口。
如果要进行事务改善,必须从对“什么是事务”的正确理解开始。
为此,我们有必要整理一下日常经常混用的“事务”与“业务”两用语的意思。事务所讲的是日常的持续累积起来的工作,伴随着票据等的处理行为。
业务是指会议、讲话、听、考虑等属于人为的行为。
从此种意义考虑,事务所可解释为:通过事务及业务,对原始情报进行加工、编集、处理,将其变换为有价值的情报的场所。
由此可见,事务不是经营的目的,是经营活动的手段,只不过是一种经营活动的促进机能。
为此,事务追求简约,要求必须用最小的劳力,最小时间,用最迅速有效的手段来达成目的。出就是说,有必要进行合理的事务处理。
[事务工程分析]以事务改善的推进为目的,观察事务各队员阶段工作进行调查,分析,详细把握,来发现浪费,不平均及勉强的工作的手段。
在工厂的作业改善中活用的IE工业工程手法是以[工厂的生产性向上],为目的,不过换个角度来讲,也是可以以[事务作业生产性向上]为目的进行事务改善。
事务的作业的机能,依据企业规模,对象营业范围大小的不同,与之对应事务作业会有增减。日本的事务,较欧美等国的事务来讲,拥有更易发生事务自然增殖的土壤。特别是在事务部门,管理部门等间接部门,更容易发生事务的自然增殖,而陷入事务过剩的局面。在欧美各国,必须要有事务管理,担当部门,按照组织变更及新业务机能的必要,实施时业务分担规定及手续规则的修正,贯彻始终。而在日本,不是这种组织机能完全不存在,就是最多由总务部长兼任的程度而已,来引起足够的重视。
日本事务,临机应变性自然发生,依上司及个人的价值观而作成多余的管理资料及帐票,并不继扩大,在组织机构变更后,也没有对该种资料作出修正,通常业务仍按部就班沿续下去的情况,甚为多见。这种事务自然增殖的原因是:
① 各自只在本工作领域制定处理方法,没有为其他的相关部门作考虑来开展工作。
② 认为上司指示的事照做是最好的工作方法,自己不想去评价该项工作价值。
③ 缺乏而且不习惯,全体站在所有相关部门的整体角度,去考虑更有效率的工作结构,这一工作习惯倾向基本是一直都不具备的。
④ 事务改善效果的定量化,金额化的计算困难,阻碍了事务改善和事务的效率化,这几点原因都可以考虑。
从这些情况出可以判断出,定期实施事务工程分析,并且利用此法将事务维持简洁的,所需的最低限度是很重要的。
事务工程分析,是改善事务作业方法活动的基本。
通过审视事务作业机能,确认技能内容,以作业动作为单位的分析可以发现事务改善的问题点。(重点)

2、事务工程分析适用面
事务工程分析的适用的主要目的列举出来,大体如下:
(a) 以企业组织的机能分担为重点
① 为审视实行经营计划的组织
② 为了做成组织编成,业务机能的改善资料
③ 为检证有无重复机能,不要及过剩机能
④ 为使工作分担,职务分析负荷的平准化,均等化
(b) 事务作业工程(手顺)的重点
① 为取得事务作业标准作成的基础资料
② 为提高事务作业机能效率(稼动率,余裕率)
③ 事务处理时间(事务成本)短缩资料的取得
④ 帐票布局及事务布局资料改善的取得
⑤ 取得事务作业训练的改善资料
(c)作业的单位动作及动作要素为重点时
① 为了活用事务作业动作能力
② 为了节约事务作业动作量
③ 为了改善事务作业动作方法
④ 账票结构及事务结构的改善资料的取得
⑤ 为取得事务作业训练的改善资料
在作如上的精益生产改善实施活动中,会有很多手法,技法和项目的复合运用,最终目的便是“提高事务作业的生产性”。

3、事务工程分析的种类及对象
事务工程分析,有从把握组织机能的概要,到分析事务机能概要,到事务作业,账票流程分析,再到更详细的作业动作分析。作为整体顺序,先从把握事务作业的总括的全体开始。
按各调查水准不同,调查分析手法也有如下4种分类,类型。
① 事务机能调查分析
② 职务分担调查分析
③ 事务工程调查分析
④ 事务作业调查分析
① 事务机能调查分析
事务机能调查分析主要的着眼点是,了解事务机能在组织上发挥何种作用,发现为达成经营目的,在组织,机能方面的遗漏及重复。
把握事务机能,先从基本事务作业的经营活动(购买,在库,生产,贩卖,贷款回收等),着眼,能否针对辅佐或管理这些经营基本活动的管理事务作业进行调查。
一般来说,是先从表示企业组织构成的组织图入手,然后对最新职务分担规定进行调查,看各个组织部门都在分担着哪些业务机能,并且该机能构成是否与其业务分担配套。
需要注意的一点是,不可以完全信赖入手了的组织图和业务分担规定等,因为那里有很多实际上为架空的实例。
② 职务分担调查分析
这种补称为是“业务内容调查”,让企业内各担当者记入自己的业务内容,把握实际业务的分担情况。
让各个人为单位,记述自己的业务内容,再通过总结系课,部,本部等为单位的情况,就可以把握组织业务分担的实际情况及工作概要,容易发现记述内容中的矛盾所在,是这种手法的特征,优点。
如果发现担当者中有不合理,矛盾的地方,可以为双方担当者面接,寻求修正。
在实施此项调查时,大概记入其业务的处理时间,可以在某种程度上对事务处理劳务成本及事务负荷善等做出判断。事实上,我们经常发现有很多能干的员工及相当认真的员工被指派了很多工作的实例。
虽然只是概算,但这也是事务处理量均等化,平准化及劳动时间均等化的一个标准。
这种[事务处理解消]方法,上述的①和后面的③可以相互补,提高精度。
③ 事务工程调查分析
“事务工程调查分析”按照上述①,②具体实施可以把握事务处理的流程,像生产工厂制品工位分析一样,事务处理也是由传票,账票一类制品,经过事务作业的加工形成的,被称之为,事务手顺调查,事务工程调查。
此调查手法是以传票,账票,台账等为中心,为了掌握在哪里起票,经过什么样的过程(工程)最终在哪里保管而进行该手法,并且,将事务作业做成易懂的记号来表现工程流程,通过记入组织通过状况,时机,概算的处理量,(张数及处理时间)会容易掌握事务流程实态,并发现手续上的问题点,并可详细分析账票类处理的实际状况。
④ 事务作业调查分析
此调查手法是以个别作业单位,即对发订发一样的单位作业进行调查分析,与讲到的作业者工程分析及动作研究很相似。

一般来说,调查方法有资料法,面接法,观察法被活用。
资料法是收集既存或现在使用中的文件,资料,依赖调查对象者记入,来进行现状调查的手法,有一个优点是较面接法,观察法能在短时间内调查出结果,但有时会出现记入遗漏或有冲突的情况。
所谓面接法是指通过与主体人群或各人面接,面谈的形式,通过问询调查进行现状把握的手法,面接与面谈较浪费时间,是该方法的缺点,所以很多时候是与资料法,观察法互补利用的情况较多。
观察法是调查者通过目视实际情况及通过用VTR的观察来把握现状的手法,此法虽然是最浪费时间,但有一个最能评细把握情况的优点。




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