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办公室6S管理的实施方法

发布时间:2012/7/9  点击:9364 次
办公室6S管理实施方法总结:

一、首先进行文件清理
    文件清理的要求,以本部门向外发的文件,原则上要在本部门存档一份。接收外部门的文件,除近期(例如三个月以内)与经常使用的以外,全部可以废弃。废弃时可以建立一个文件接收一览表,将来偶尔要使用时,查文件接收一览表后,再向发文单位确认。
    特别的,某些国有企业,大部分文件是以厂办公室名义发布,此时厂办公室的文件特多。在此情况下,厂办公室文件,应建立发文台帐(一览表),同时,还要建立一个资料室归档文件台帐(一览表)。即在每发一个文件时,应统一登录在发文台帐中。而且将发文超过一定期限的(例如3个月以上),必须将原稿给资料室归档,归档时,在归档文件台帐上记录,并由双方交接人互相鉴字认可。
这样,每月第一个星期的第一个工作日厂办公室必须同资料室归档文件。
二、在文件资料等不要物清理完毕后,决定办公室布局。
三、经整理后的文件资料,按业务归属明确办公室各类资料的管理负责人。
四、办公室的文件资料存放
    资料一般放置在公共资料柜架和个人办公桌。按6S要求,所有公共用部分(或经常需要多人互相参考的文件),必须放在公共的资料柜架内。个人负责部分,只要非保密类,一般也尽可能放在公共资料柜架上,当然也可以放在个人办公桌内。在个人用的办公桌内,应将公司用品和私人物品分开放置,一般要求将私人物品售中在某一个抽屉内。
五、办公室柜架及办公桌的管理
    按上述四条完成后,对公共的资料柜和个人办公桌必须做标识,标识尽可能公司统一制订标签。若有困难,至少每个办公室的标识统一。
    标识一般包含文件柜各扇门表面的标识,文件柜内各层分类标识,各层文件夹的侧面上等,办公室的各抽屉分类后表面标识。
    以上标识也可以制订统一的电子文档,供各部门参考使用。
六、办公室桌面的状态
    在上班时,桌面可以有摊开的文件等,但是在下班时,不能有摊开的文件。
    桌面文件只能放置在规定的文件栏(或柜内)。规定文件栏一般放在桌面上,同时要标明“待处理”、“处理中”、“已处理”等字样。一般的在下班前将已处理的文件按第四、五条的要求放到相应位置。

七、在办公室的文件归档的管理尽可能采用目视管理方式,以便一目了然,容易放回原处,管理方便。
八、办公室的张贴及公告管理:
    办公室常用的电话号码,公司通告,办公室人的去向,可以在办公室指定(或办公室自身规定)一个墙面上统一制定看板,在此看板以外严禁有任何张贴行为。
九、办公室其它规定
    1、 衣服不准搭放在办公桌、椅、文件柜上
    2、 雨具、鞋子等不准随意放置。
    3、 可以将衣服、雨具、鞋子等统一放置在某固定区域内放置,并配有一定挂钩等(条件许可时,设置更衣柜或更衣室尤佳)。
    4、 清洁用具必须放在合适的固定位置上。
    5、 电话线、电脑网络线等线束,必须合理布局、拉线规整,尽可能用扎线带等,将线束理齐。
    6、 办公桌上玻璃板下,允许有厂内电话、日历等物,但是尽可能数量少,同时要简洁、明快。不允许有私人用品。
    7、 尽可能在每个办公的桌面上做一标识牌,注明姓名,联络内线电话,负责的主要业务内容等。
    8、 抽屉内部用品实行归类,放置整齐,尽可能用小格、海绵条等在抽屉内将物品分类隔开,以避免来回开关抽屉时物品乱动。






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