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IE工业工程之事务工程分析的案例

发布时间:2013-8-14  点击:2857 次

    1.背景
    某公司营业部以及仓库的人员一直在研讨商品出货业务的改善问题,不过,一直都没有结论。这一次提出的主题,因为涉及的范围比较广泛,是故,在仓库的甲君提议之下,跟商品课共同着手研究商品出货作业的改善。
    2.主题的选定了为图谋产品出货的迅速化,着手於出货业务,尤其是事务手续的改善。
    3.预备调查
    从接受订货到出、交货为止的事务手续,由改善团队的成员分担,联合展开现状调查。
    尤其是刻意的调查以下的项目。
    ① 表单的名称、内容、频度、张数、目的;
    ② 关系者的作业内容、所需时间;
    ③ 表单系者的作业内容、所需时间;
    ④ 表单的开写方法(转记、复写、核对等)以及开写时间;
    ⑤ 表单与作业或与现货的关系。
    4.IE工业工程事务工程分析表(现状)
    基於预备调查,制成事务工程分析表(现状)。以下,就是工程流动的说明。顾客的订货单一到达,销售课就收集一天份的订货单,翌日发行两张接受订货的表单,其中的一张转到商品课,再由商品课出一张副本,以便记下接受订货的总账。待商品课获得接受订货的表单,他们就会拿表单跟商品收付簿核对,以便确认库存状况,基於此,拟定翌日的出货计划。
把此计划写於备忘纸,拿到仓库,再写於黑板上指示。仓库的负责人,一面看黑板一面完成出货作业。然后,在出货日记薄写下现货内容。以这以前的实绩来说,所谓的出货日,大概是在接到订货单的第四天。
    另一方面,商品课的人员回到办公室后,在核对桌上的接受订单后,在出货日记薄记载出货内容,再填写出货指南,利用邮寄的方式送到对方指定的地方(有时,不一定跟订货人的地址相同)。待出货日记簿被送到销售部门时,办事员就会在订货的第六天,出货指南及交货单才会分别的被邮寄出去。这时,离发出商品也有两、三天的时间。
    基於以上的现状调查,讨论问题点后,获得了以下的意见。

    ① 从接到订货单到出货为止的时间,实在太长了;
    ② 出货后,寄出出货批南以及交货单的时间,太晚了一点;
    ③ 表单数(10种)太多,转记(6次以上)次数多,工作场所的备忘录之类太多,应该活用表单;
    ④ 出货指示不应该使用黑板,极可能会弄错;
    ⑤ 出货指南与交货单,不应分开来写。
    5.改善案的制成
    在现状调查时,那些被指摘的各点,被当成改善的重点讨论,在跟关系者商量的结果:
    ① 总账关系方面,停止对接受订货总账的过账,把接受订货的传票归档,以此档替代总账。至于出货日记簿也废止,而以下一项所叙述的出货指示单,以及订货单替代;
    ② 仓库不再使用黑板,在商品课印制出货指示单,凭此就可以获得确实的出货指示。指示单有两张,一张留在仓库部,如此就不需要堆货日记簿,一张经由商品课再过回销售课,如此就可以确实的指导握出货的实绩;
    ③ 出货指南与交货单的内容几乎相似,是故,一概由销售课复印发行;
    ④ 实施了以上的改善,再调整作业速度的话,接受订货的第二天,即查制成出货指示单,第三天就能出货,第四天就可发生指南,以及交货单。
    把以上的改善案,表示於事务工程分析表的话,就以商品出货。事务工程分析表(改善案)所示。
    6.改善的效果
    ① 出货期间的缩短。本来需要六天的时间,缩短到四天就可完成;
    ② 废止了接受订货的总账、堆货日记簿、以及出货备忘录,转记(过账)几乎完全没有了;
    ③ 不必再写黑板,改用出货指示单,出货计划显得明确多了,作业管理上的效果很大;
    ④ 出货指示单与交货单的制作获得改善,发送时期也跟着缩短了很多。
    7.实施与制止
    因为,已经获得上司、关系者的了解,是故开始印制新表单、新帐单、新指示单等,对全员展开了全面的教育。实施后,改善案有如预期一般的被进行,时间上甚至还有些余裕。由於交货期缩短,顾客的评价转好,出货很顺利,再也没有送错的尴尬情形。不过在现场,还是有些人喜欢记总账以及写备忘录。这些最好不用,而活用正规的表单。
    8.反省与今后的课题
    事务作业很难以把握现状,以致, 一开始就有人担心能否达到改善之目的?幸亏参与分析的全员肯用心,又凭事务工程分析手法,我们的确把握了一些问题。今后,仍然要着手进行事务作业的改善。虽然这一次,在商品出货的问题,获得了不少的改善,但是,我们要再接再励,着手於解决组织方面的问题。



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