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精益办公的运用

发布时间:2013/5/8  点击:3159 次
 

编者按:精益管理思想无处不在,在各个行业,各种领域中得到扩展。下文谈及到的就是精益办公,办公室的工作无非分成两大类:一类是每天机械性的每天要发生的。重复性的。另外一类是创造性的。对这些重复性的工作可以用just time,做的非常的有效率。所以JIT完全可以用在办公室环境中。

 

    精益管理的思想不光是在生产运营,在医院、在政府机构、在办公室都在开展,精益办公在办公室里面是怎么应用的?

    要了解精益是怎么在办公室怎么应用,我们就要回到根本,精益办公系统源于丰田生产系统模式!要了解办公系统,我们必须要寻找根源,精益系统,是来自哪里?

    大家会发现,以后在推进精益办公的时候,所有它的思想,工具,实际上都源自于TPS精益生产模式。也就是丰田精益生产模式。但有人会问,TPS中“P”指的就是生产,那我们又不生产,我们是办公室的,让我们学生产系统,是不是有意义?是不是可以用在办公环境中?答案是肯定的。

    很多公司对TPS精益生产的理解还停留在工具层面上。也就是说从工具层面上,你会发现这个适用在生产中。比如说,看板系统——是物料的一个同步系统。这个工具确实适用在生产领域。他形成一个物流与信息的同步。那么这种看板系统也可以运用在我们的办公室呢?答案也是肯定的!

    大家想,什么是看板系统?比方说:举个例子,我们在办公室里有大量的物资,包括文具、消耗无量、这些都是可以用看板系统来管理的。

    我们在很多公司在推进的时候,就用看板系统来管理他的物资、采购。这样光文具,特别是大型公司,每年就可以省很多钱。但是,光懂这个还不够,因为我们只看到它的工具层面,更重要的是工具背后的思想和管理系统,如果不理解的话,你只是依瓢画葫芦。只是按照他的形状来用,但是不知道他真正的用处产生的源泉和精神在哪里。所以就算可以照抄看板这些东西,但是却很难把它发挥它真正的作用!


    所以我们可以看到(如上图),叫丰田的精益生产模式。我们会研究丰田的精益生产模式在我们办公室里面是怎么应用的!核心是不光要了解这个工具层面,我们还要了解工具背后的管理系统和思想。

    比如说按灯拉绳系统。就是从自働化入手,这个自働化思想如何在办公室里面应用呢?

    如果你只看他的工具层面,比如说丰田每个生产线旁边都有个绳子,有一个按灯,他这个车有问题就把这个绳子一拉这个灯就亮了,那么现场主管就会跑来支持。那么还是不能搞定的话,他的生产线可能会停下来。那么这种方式是不是可以用在办公室里呢?工具层面还是比较难的。如果说说装个绳,拉个灯,这个跟办公室的环境也是不相符的。但是,如果我们把它想深一点,他这个工具背后的理念是什么呢?理念非常简单——让问题能够及时暴露出来。不把问题和缺陷传到下一个工序。我们有了这个思想之后,那么我们可以把它放在办公室。我们的报告、信息是不是能够不带有问题的传给下一个工序?下一个工序有可能是你老板,有可能是你的同事,有可能是你的下属,所以是不是我们可以设计一个工具来达到这个目的。

    办公室的工作无非分成两大类:一类是每天机械性的每天要发生的。重复性的。另外一类是创造性的。对这些重复性的工作可以用just time,做的非常的有效率。所以JIT完全可以用在办公室环境中。包括刚才举例的用看板系统来管理文具、采购,用单件流的系统来管理我们的订单,所有流程都是可以应用的。而且这种方法不光是在办公室里,在银行、金融机构也在大量应用精益管理的思想。我们在深刻了解这两根柱子的时候,也需要深刻的地基。

    很多公司在推进LEAN、精益管理思想的时候,他们只关注速度、品质,往往忽略了下面的地基。特别是稳定性、均衡化。

    办公室中工作类型的均衡化,这是很有趣的一个话题,什么叫类型的均衡化?我们倾向于把同样的事情放在一个时间段来完成,比如说A/B/C三大类型,今天要报销、填单子,所有类似的事情集中在一起来做,这样做我们认为这样做的效率是会比较高的。往深考虑:A/B/C三类事情,比如说第一类是填报告、第二类是签字,第三类是报销。如果我们第一天先填报告,第二天签字,第三天填报销单,这样的话,这三件事情都要再第三天才能完成。如果一天当中我们能做三件事情。那么我们当天就可以完成这三件事情,如果每小时都在做这三件事情,那么当小时就可以完成者三件事情。这就是丰田模式核心的重要的工作性质的均衡。

    所以理解均衡稳定是需要从多方面来考虑,包括4M(人、设备、工作量、工作类别)如何均衡,这些都是办公室很有趣的课题。

    办公室真正的核心是在于左边的柱子——标准作业。这是丰田模式中核心中的核心。如果没有标准这个东西,那将会是一塌糊涂,昨天我在北京开领导人会议,就会看到,会议组织如果没有标准的话,只能用两个字来衡量,就是茫然。因为你都不知道下面该干什么,都是随机发生。办公室亦是如此,比如说开会,今天会议室有哪些会议?开会的流程有什么标准?你们办公室早上是否有晨会?

    办公室最少的就是沟通,如果我们有这样的标准机制的话,就可以确保我们的工作非常的有效果。并且对办公室加班现象也有所影响,大家都知道加班实际上是一个坏事情,高级管理层要看到加班便要知道管理层机制有所恶化!加班是一个坏现象而不是一个好现象。所以说有了标准之后就会看出为什么会加班?离我们设定的标准有什么差异?从差异中引出——改善。这也是丰田精益生产模式的灵魂所在!当我们的工作有了一个标准之后,包括开会、早会标准、一天工作安排、安排类型的标准。有了标准之后,我们就会对比跟之前的有什么差异,是什么原因导致的差异,这当中会有重要的丰田思想及精益管理思想。 


 
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